MANUAL DE POLITICAS DE PRIVACIDAD O PROTECCION DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCION
El derecho al habeas data ha sido consagrado constitucionalmente como un derecho fundamental autónomo, a través del cual se le garantiza a las personas el derecho a su intimidad personal y familiar, el buen nombre, y el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que sobre ellas se hayan recogido en bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas. Jurisprudencialmente han sido establecidas tres líneas de interpretación de este derecho, la primera de ellas, hace referencia al habeas data como una garantía del derecho a la intimidad, entendida como la esfera individual impenetrable en la que cada cual puede desarrollar su proyecto de vida y en la que ni el Estado ni otros particulares pueden interferir; la segunda, que considera al habeas data como una manifestación del libre desarrollo de la personalidad, según la cual éste tiene su fundamento último en el ámbito de autodeterminación y libertad que el ordenamiento jurídico reconoce al sujeto como condición indispensable para el desarrollo de la personalidad y dignidad y; una tercera linea interpretativa, que define el habeas data como un derecho autónomo en el que su núcleo esencial está compuesto por la autodeterminación informática y la libertad, incluida la libertad económica.

Este derecho fundamental autónomo, requiere para su efectiva protección de mecanismos que lo garanticen, a través de una institucionalidad administrativa que además del control y vigilancia tanto para los sujetos de derecho público como privado, aseguren la observancia efectiva de la protección de datos y, en razón de su carácter técnico, tenga la capacidad de fijar política pública en la materia'. El derecho de habeas data otorga la facultad al titular de datos personales de exigir a las administradoras de esos datos, el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actual.ización y certificación de los datos, así como la limitación en la divulgación, publicación o cesión de la información. Es importante tener claro que el ámbito de protección de este derecho no abarca cualquier tipo de información que se relacione con una persona, pues depende de un entorno vinculado con la administración de bases datos personales. Es asi como, en procura de amparar el derecho de habeas data, se incorporaron en el ordenamiento jurídico colombiano normas que establecen reglas para aquellas personas (naturales y jurídicas) de carácter público y privado que recolectan información personal en bases de datos. De conformidad con lo anterior, y en razón a que el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, en adelante IDRD, requiere para el ejercicio de sus funciones, información personal de los ciudadanos que es incorporada en bases' de datos, el presente documento tiene por finalidad fijar los lineamientos a tener en cuenta para la creación, tratamiento y cierre de las bases de datos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 abarcando todos los aspectos misionales, administrativos y de control que deben ser cumplidos por todas las personas vinculadas a la Agencia. Con la implementación de esta política, el IDRD busca asegurar que los datos personales no sean informados o utilizados por terceros sin contar con la autorización previa, expresa y libre de su titular.

DATOS DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Instituto Distrital de Recreación y Deporte se permite informar a todos los interesados que, en cumplimiento de nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, los datos personales que obtengamos en virtud de las operaciones que usted solicite o celebre con nuestra entidad serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen sobre esta materia. Para efectos de la presente política, el lORD señala como su domicilio el ubicado en la Av. Calle 63 # 59"- 06 en la ciudad de Bogotá, con teléfono (1) 660 5400 Y dirección electrónica: https://www.idrd.gov.co Para efectos de esta política se entenderá como responsable al IDRD.

ALCANCE
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del IDRD. En el desarrollo de sus actividades como entidad pública, el lORD ha diseñado la presente Política, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los titulares de información personal.

NORMATIVIDAD
Fundamentados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombía, en la Ley 1581 de 2012 y en los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 - hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único 1074 de 2015, que desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia. El IDRD ha implementado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales por la cual se regirán todas las áreas de la entidad y los terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos personajes suministrados al IDRD, con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personaLes y cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en las normas mencionadas.

DEFINICIONES
ACCESO RESTRINGIDO: El IDRD no hará disponibles datos personales pará su acceso a través de internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.
AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el IDRD dirigido al titular para informarle que le serán aplicables las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales, como puede conocer su contenido, y que finalidad se dará a sus datos personales.
BASE DE DATOS: Consisten en un conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el "dato personal" como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos" documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.
DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen raciál o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición asi como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.
CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, el IDRD deberá abstenerse de someterlo a tratamiento, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal del IDRD o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse datos personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por el IDRD para tratarlos.
CONFIDENCIALIDAD: El IDRD se compromete a tratar tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial los datos personales de los titulares haciendo uso de los mismos exclusivamente para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. EL IDRD informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: El IDRD actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta' de un responsable del tratamiento.
NECESIDAD: Los datos personales solo pueden ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: El IDRD actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
TRATAMIENTO: Es cualquíer operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realice el lORD o los encargados del tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: Consiste en el envío de los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
TRANSMISIÓN: Es la comunicación de los datos personales al encargado del tratamiento. dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un tratamiento por el encargado del tratamiento por cuenta del IDRD.
OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona dentro del IDRD, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Dirección, quien designará al Oficial de Protección de Datos. La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario dentro de la entidad.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Siendo entidad pública, el IDRD está exenta de solicitar autorización para el tratamiento de datos, de conformidad con lo establecido en el Articulo 10 de Ley 1581.de 2012. No obstante, la actividad de tratamiento de datos personales deberá obedecer a las finalidades propias de una entidad pública y la entidad las ha establecido en ciertas autorizaciones especiales otorgadas por el titular del dato (Funcionarios, Proveedores), o en los documentos especificos donde se regule cada tipo o proceso de tratamiento de datos personales. La finalidad particular del tratamiento de un dato personal se informará al titular del dato personal al obtener su autorización. Estas finalidades se encuentran publicadas en el Aviso de Privacidad que se encuentra de forma física en las oficinas de la entidad y en el sitio web: www.idrd.gov.co.

CATEGORIAS ESPECIALES
Datos Personales Sensibles:
En virtud del Decreto 1074 del 2015, se informa a todos los titulares que, por tratarse de datos sensibles, no se está obligado a autorizar su tratamiento. De conformidad con lo establecido en el articulo 6 de la Ley 1581 y normas reglamentarias, sólo procederá la autorización para tratamiento de datos sensible cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
• Que haya autorización explicita del titular de los datos sensibles;
• Que el titular conozca que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
• Que se Informe al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
De igual forma, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre fisica o jurrdicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantlas por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea polltica, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
• Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos del lORD, tienen los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al IDRD salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el IDRD o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Acceder en forma gratuita, al menos cada mes calendario, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Solicitar al IDRD la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales, mediante presentación de reclamo escrito. de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes casos:
1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el IDRD. La revocación de la autorización o supresión de los datos personales, podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente. documento de Políticas de Tratamiento de la Información, más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue.

Excepciones al derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de datos personales
Es importante aclarar a los titulares de datos personales cuya información repose en las bases de datos del lORD que el derecho de cancelación no es absoluto y se puede negar el ejercicio del mismo cuando:
• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurldicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés.

PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS
-Derechos Garantizados
Mediante el presente manual, el IDRD y/o los encargados, garantizan a los titulares. de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de' consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación donde puede conocer, actualizar y rectificar sus datos personales como lo establece el numeral 6 del presente Manual de Polfticas de Tratamiento de Datos Personales.
-Responsable de atención de consultas
El responsable de atender estas solicitudes será el Oficial de Privacidad del lORD quien recibirá y dará trámite a las solicitudes que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes politicas.
-Medios de Recepción de solicitudes de consulta
El Titular o sus causa habientes podrá remitir su consulta en la dirección Av. Calle 63 # 59-06 en la ciudad de Bogotá, con teléfono (1) 660 5400 Y dirección electrónica: https://www.idrd.gov.co
-Plazos de Respuesta a consultas
Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios, serán atendidas en un término máximo de diez (10) dias hábiles siguientes a su recibo.
-Prórroga del plazo de respuesta
En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) dias hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos.
-Corrección o Actualización: El IDRD y/o los encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en las presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de corrección o actualización.
-Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: El IDRD y/o los encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo, se garantiza. el derecho de pr.esentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la ley 1581 de 2012 o de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

-Responsable de atención de reclamos
El responsable de atender los reclamos presentados por los titulares será el Oficial de Protección de Datos del IDRD quien recibirá y dará trámite a los reclamos que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la ley 1581 de 2012 y en la presente política.
-Medios de Recepción y Requisitos legales de los Reclamos:
El titular o sus causahabientes podrán remitir su reclamación en la dirección Av. Calle 63 # 59a 06 en la ciudad de Bogotá, con teléfono 660 5400 Y dirección electrónica https://www,idrd.gov.co. Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
- Identificación del titular.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección del titular y/o sus causahabientes.
- Documentos que se quieran hacer valer.
-Reclamaciones sin cumplimiento de requisitos legales
En caso que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsanen las fallas y presente la información o documentos faltantes.
-Desistimiento del reclamo
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
-Recepción de reclamos que no correspondan a la empresa
En caso que el IDRD reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
-Inclusión de leyenda en la base de datos:
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, el lORD incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del titular, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
-Plazos de respuesta a los reclamos:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) dias hábiles contados a partir del dla siguiente a la fecha de su recibo.
-Prórroga del plazo de respuesta:
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dícho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) dias hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
-Procedimiento de supresión de datos personales: En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, el IDRD, deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
DEBERES DEL IDRD COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Cuando el IDRD actúe como responsable (que por si misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos. y/o el tratamiento de datos), cumplirá con los siguientes deberes:
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el litular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. El IDRD tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

DEBERES DEL IDRD CUANDO ACTUE COMO ENCARGADO
Sin perjuicio de lo contenido en la ley, son deberes dellDRD en calidad de encargado del tratamiento, los siguientes:
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la presente ley.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Verificar la existencia de la autorización y su alcance.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISION DE DATOS PERSONALES.
En caso que se envíen, transfieran o transmitan datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia o transmisión. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, el lORD deberá verificar que cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita transferir o transmitír sus datos personales.
OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 Decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales y que dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 del 2012 y el presente decreto. La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la entidad. El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar El programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, el IDRD deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 001 de 2016.
VIGENCIA Y ACTUALIZACiÓN DE LAS POLITICAS
La actualización de la política rige a partir de la fecha de aprobación 'por un término de diez (10) años y se encontrará a disposición de los titulares por medio de la página web https://www.idrd.gov.co
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la entidad y durante el ejercicio del objeto social de la entidad. Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad. de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo del IDRD se podrán usar sus datos para objetivo diferente a.la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
• El sitio web: https://www.idrd.gov.co
• Correo electrónico enviado a los titulares Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.
Las comunicaciones se enviarán como minimo, diez (10) dias antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.